Marchés publics : comment réussir votre réponse sur une plateforme électronique ?

Pour les marchés publics d'un montant égal ou supérieur à 40 000 euros HT, les réponses et les échanges sont dématérialisés. Afin de réussir votre réponse, voici quelques rappels utiles et conseils pratiques.

La dématérialisation simplifie les échanges entre les acheteurs publics et les entreprises mais elle demande plus de rigueur dans la procédure de réponse aux appels d'offres. Il est donc important de comprendre les obligations légales relatives aux plateformes de marchés publics et de bien préparer votre dossier de réponse.

Marchés publics : quand la réponse électronique est‑elle obligatoire ?

• Pour les marchés inférieurs à 40 000 euros HT, l'acheteur public n'est pas obligé d'utiliser une plateforme dématérialisée. Il décide seul du moyen de transmission des réponses. Si rien n'est précisé, l'entreprise est libre d'utiliser ou non la dématérialisation pour envoyer sa réponse.
• Dans le cadre des marchés publics de défense ou de sécurité, la dématérialisation n'est pas obligatoire.
• Pour les marchés publics d'un montant égal ou supérieur à 40 000 euros HT, l'entreprise doit impérativement transmettre son offre, de façon dématérialisée, via une plateforme (aussi appelée profil d'acheteurs). Cette règle est édictée par l'article R2132‑2 du Code de la Commande publique.

Lorsque la dématérialisation est obligatoire, l'entreprise candidate doit remettre sur la plateforme l'intégralité des pièces demandées, à l'exception des maquettes, modèles réduits ou échantillons. Toute réponse incomplète ou transmise en version papier sera jugée irrecevable par l'acheteur public.

Où l'entreprise peut‑elle déposer sa réponse dématérialisée ?

Il existe plusieurs plateformes de marchés publics où l'entreprise peut déposer sa réponse :

• La plateforme des achats de l'Etat (PLACE) pour les marchés publics de l'Etat.
• Les plateformes des collectivités locales ou des établissements publics.
• Chorus Pro est une plateforme qui permet de gérer la facturation, poser des questions à l'acheteur ou remplir un DUME (document unique de marché européen).

Comment bien préparer son dossier de réponse à un marché public ?

Un dossier de candidature à un marché public est composé de deux parties : la candidature et l'offre.

La candidature

Elle peut être présentée via un formulaire standardisé électronique, le DUME (document unique de marché européen) ou via les formulaires types :

• Formulaire DC1 : lettre de candidature et désignation d'un mandataire en cas de groupement.
• Formulaire DC2 : déclaration du candidat individuel ou du membre d'un groupement d'entreprises.
• Formulaire DC4 : déclaration de sous‑traitance.

L'offre

L'offre envoyée par l'entreprise candidate doit reprendre l'ensemble des exigences demandées par l'acheteur public dans le DCE (dossier de consultation des entreprises) et le cahier des clauses techniques générales (CCTG).

L'offre se compose d'une partie technique (mémoire technique) et d'une partie financière (bordereau des prix unitaires ou décomposition des prix globaux et forfaitaires). L'acheteur public peut également demander la fourniture d'échantillons ou de prototypes. Ces derniers ne peuvent pas toujours être envoyés de façon dématérialisée. Ils doivent donc être transmis par un autre moyen à l'acheteur.

Avant d'envoyer votre réponse sur la plateforme dématérialisée, analysez bien le dossier de consultation : délais, documents à fournir, critères de sélection ou encore exigences techniques. Vérifiez également les seuils de marchés publics en vigueur. L'aide d'un avocat spécialisé en droit public peut s'avérer utile à ce stade.

Réussir la transmission dématérialisée de sa réponse à un marché public

Avant de transmettre votre réponse, vous devez créer un compte sur la plateforme concernée. Vous aurez ainsi accès aux mises à jour de la consultation publique et poser des questions à l'acheteur pendant la procédure. 

Après avoir créé votre compte, respectez bien les étapes suivantes.

Préparez vos documents

L'acheteur public peut demander la transmission des pièces via des formats spécifiques (PDF, Word, etc.) Respectez les formats demandés ainsi que la taille maximale autorisée. Des outils de compression de documents PDF existent pour réduire la taille des fichiers.

Si vos documents contiennent des liens ou des pièces jointes, vérifiez bien qu'ils fonctionnent.

Certains documents doivent également être signés électroniquement. Vous pouvez être amenés à demander un certificat eIDAS/RGS pour certifier votre signature électronique. Anticipez cette étape, surtout si vous envoyez votre réponse au dernier moment.

Déposez votre réponse sur la plateforme

Téléchargez l'ensemble des fichiers de candidature et d'offre sur la plateforme et vérifiez que toutes les pièces demandées ont été téléversées.

Vérifiez bien la conformité des pièces, des formats et des signatures. Enfin validez le dépôt électronique. Pensez à bien respecter la date et l'heure limite de dépôt des candidatures.

Une fois le dépôt effectué, vous allez recevoir un accusé de réception, ainsi qu'une copie de votre dossier. Vous devez impérativement les conserver.

Un bon réflexe consiste à anticiper, afin de ne pas se laisser déborder par des problématiques administratives ou des contraintes logistiques, comme une panne de réseau informatique. N'hésitez pas à utiliser les consultations de test pour vous entrainer. La plateforme PLACE a notamment mis en ligne des guides d'autoformation.

Enfin, restez à l'écoute : l'acheteur peut vous solliciter via la plateforme pour obtenir un complément d'information.

Répondre à un appel d'offres par voie électronique demande de la méthode. En suivant ces conseils, vous allez optimiser vos chances de réussite. N'hésitez pas à solliciter les conseils de Maître Giorno si vous avez des questions.

Vous vous posez d'autres questions sur la commande publique ? Vous pouvez télécharger le guide pratique de la commande publique rédigé par Maître Giorno. Retrouvez également ses conseils sur sa chaîne YouTube.