Le registre de chantier dans les marchés publics de travaux : un réflexe qui protège votre entreprise

Que vous soyez une PME du gros œuvre ou une entreprise générale du BTP, la maîtrise du registre de chantier est un outil clé pour tout marché public de travaux. Il décide d'ailleurs souvent de l'issue d'un désaccord avec l'acheteur public, maître d'ouvrage du chantier. 

On considère parfois le registre de chantier comme une simple formalité qu'il n'est pas utile de soigner. C'est une erreur qui peut vous coûter très cher.

Entre l'attribution du marché et la défense de vos droits en cas de litige, le registre de chantier n'est pas qu'une démarche administrative : c'est une pièce maîtresse pour votre entreprise et ce dès la réponse à un appel d'offres.

Qu'est-ce qu'un registre de chantier dans un marché public de travaux ?

Le registre de chantier est le document qui consigne, jour après jour, le déroulement réel de l'exécution des travaux :

• Les conditions météorologiques,
• Les effectifs et les qualifications présentes sur site,
• Le matériel mobilisé pour la réalisation du chantier,
• Les tâches accomplies,
• Les incidents rencontrés,
• Les arrêts et leurs causes,
• Les visites et les instructions reçues ainsi que tout événement susceptible de donner lieu à réclamation.

Il constitue, en somme, la mémoire écrite et datée du chantier que vous réalisez dans le cadre d'un marché public de travaux.

Quel est le cadre juridique du registre de chantier ?

Son cadre est fixé par l'article 28.5 du CCAG Travaux (cahier des clauses administratives générales des marchés publics de travaux) entré en vigueur au 1^er avril 2021. L'ensemble des documents émis ou reçus par le maître d'œuvre concernant le déroulement du chantier doit être répertorié chronologiquement dans ce registre.

Le registre de chantier est signé par le maître d'œuvre et par le titulaire du marché et doit être tenu à disposition du maître d'ouvrage.

A noter : un registre de chantier peut être tenu via une plateforme numérique commune si c'est indiqué dans les documents particuliers du marché.

Est-ce que le registre de chantier est obligatoire dans un marché public de travaux ?

Le maître d'ouvrage peut faire le choix de ne pas imposer la tenue d'un registre de chantier au titulaire d'un marché public s'il estime que la taille du chantier ne le justifie pas. Il doit alors l'indiquer dans les documents particuliers du marché.

Le CCAP d'un marché peut préciser les exigences du registre de chantier

Le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) vient très souvent fixer des obligations propres à un marché public de travaux, plus précises et parfois plus strictes, sur la fréquence de mise à jour, le contenu attendu, la forme ou le circuit de transmission du registre de chantier.

Ce sont ces clauses particulières qui vous sont réellement opposables en cas de litige. La première chose à faire n'est donc pas de tenir un registre général et identique d'un chantier à l'autre mais bel et bien de lire attentivement ce que le CCAP du marché exige exactement.

C'est cette lecture qui peut vous éviter bien des situations contentieuses.

Précisez votre méthode de tenue du registre de chantier augmente vos chances d'être retenu

Une réponse à un marché de travaux ne se gagne pas seulement sur le prix. La valeur technique de l'offre, appréciée à travers le mémoire technique, pèse souvent aussi lourd et c'est précisément sur ce point que la manière dont vous décrivez votre suivi de chantier peut être un vrai plus.

Un acheteur public qui compare deux mémoires techniques à prix équivalent cherchera l'entreprise du BTP qui lui apportera le plus de sécurité dans l'exécution des travaux, c'est-à-dire celle qui saura documenter, tracer et justifier son travail.

Un registre de chantier détaillé dès la réponse au marché

Détailler votre méthode de tenue du registre de chantier envoie un signal rassurant au maître d'ouvrage. Plutôt que d'affirmer platement que vous allez assurer « un suivi rigoureux du chantier », vous démontrez concrètement comment vous allez procéder si vous êtes retenu :

• L'outil numérique utilisé,
• La fréquence de mise à jour du registre,
• Les rubriques renseignées quotidiennement,
• Le circuit de validation contradictoire avec la maîtrise d'œuvre,
• La manière dont vous consignez les aléas,
• Les travaux supplémentaires au fil de l'eau.

Cette précision distingue immédiatement votre offre de celles qui restent dans le vague et elle rassure le maître d'ouvrage sur votre capacité à gérer les imprévus, à coordonner vos sous-traitants ou cotraitants, en plus de vous éviter des litiges coûteux en fin de chantier.

Il y a un autre avantage et non des moindres à montrer votre rigueur sur ce sujet. En expliquant que vous tenez scrupuleusement ce document, vous montrez que vous connaissez les règles du jeu contractuel, que vous anticipez les points de friction habituels mais aussi que vous saurez, le cas échéant, faire valoir vos droits sans transformer chaque désaccord en contentieux.

Comment le registre de chantier vous protège des risques contentieux ?

Bien tenir le registre de chantier pour pouvoir être indemnisé

Le registre de chantier est votre première ligne de défense le jour où un désaccord surgit sur les délais, les pénalités ou le paiement de travaux supplémentaires dans le cadre d'un marché public, à condition de bien le mettre à jour. Le mécanisme de réclamation prévu par l'article 50 du CCAG Travaux repose en effet sur une idée simple : pour être indemnisé, il faut avoir tracé, en temps réel, les difficultés rencontrées. Sans preuve contemporaine des faits, la réclamation s'effondre.

Un récent arrêt de la Cour administrative d'appel de Marseille le démontre.

Une entreprise titulaire d'un lot de gros œuvre pour la construction d'une résidence universitaire réclamait un solde et une rémunération complémentaire de près de 3,4 millions d'euros. Le CCAP du marché imposait la tenue mensuelle d'un registre de chantier et précisait que seuls les événements y figurant pourraient être regardés comme des réclamations formulées en cours d'exécution. L'entreprise ayant négligé cette obligation, la cour a jugé l'ensemble de ses demandes indemnitaires irrecevable.

Le même raisonnement joue pour les pénalités de retard, terrain de crispation par excellence. Avec un registre de chantier à jour, vous pouvez contester des pénalités.

Le registre de chantier, un atout pour l'entreprise et pour son avocat

Un registre de chantier tenu avec rigueur, signé par les deux parties et alimenté au jour le jour, transforme ce qui deviendrait autrement une discussion invérifiable de fin de chantier en un faisceau de preuves opposables au maître d'ouvrage.

C'est ce document et lui seul dans bien des cas qui rend vos réclamations recevables et fonde votre droit à indemnisation ou à report de délai.

Négligé, il vous désarme mais bien tenu, il vous arme et il aide votre avocat à vous défendre.

Le registre de chantier n'est donc ni une corvée administrative à prendre à la légère ni une simple pièce de suivi opérationnel. C'est, tout à la fois, un argument de vente au stade de l'offre et un bouclier au stade de l'exécution du marché. Entre les deux, il matérialise le sérieux d'une entreprise qui sait où elle met les pieds et qui protège ses marges autant que ses droits. N'hésitez pas à solliciter les conseils de Maître Giorno sur ce sujet.

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